秘书人员三种素养的培养

时间:2017-04-04 21:45:01 

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秘书是一种特定的社会角色,全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是:要象心理学家一样善于洞察别人的心灵;要象文学家一样善于驾驶文字;要象外交家一样有潇洒的风度;要有灵活运用各种办公自动化机器的能力……

社会对秘书人员有一种期望:能干、善于处事、谦虚友好等。

作为秘书人员,对自己应有较高期望。社会心理学认为,对自己期望高的人,相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。

大致说来,秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之,一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。

(一)才干素养

做工作要尽可能做得出色,这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些?

1、精明的办事能力

秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力,必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。

办事能力主要体现在:

1)理解和领会能力:就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。

2)条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

3)口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话,这是一门学问,而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢?起码要做到:①口齿清楚,②达意准确,③有点说话的艺术。前两条是最基本的,第三条是进一步的要求,它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。

类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质,功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。

提高口头语言表达能力还应研究体态语。

4)应变能力:世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的,人们办事的计划和预案,常常会与现实不大相符,甚至大相径庭,有时会突然变化,把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下,秘书人员要胸有成竹,临机不乱,迅速做出抉择,一案不行另换一案,原则不变,灵活处置。

5)交际能力:处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问,人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际,见面就熟,使人很容易接近,也容易被人信赖,那么,办事的成功率就比较高。秘书的交际能力,多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系,秘书要处理好与领导的关系,关键是出色地做好为领导服务的工作。

还有其他条件。总之,办事能力是个综合水平的体现。

2、较强的文字表达能力

自古以来,中国人就视文章为“经国之大业,不朽之盛事”(曹丕《与吴质书》)。真正写好文章,不是小事,而是关系治国安邦的大事,千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为“秀才”,道理正在于此。

写作是个痛苦的过程,常给人“难产”的感觉。

秘书人员文字表达能力的形成和提高,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取:文章得失不由天,厚积善识多实践。

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