Excel表格中序号相关操作技巧(2)

时间:2016-12-07 11:55:38 

怎么快速生成这样的序号呢?在A2单元格输入以下公式,向下复制:

=COUNTIF(B$2:B2,B2)

COUNTIF函数对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。

第一参数B$2:B2中的B$2是行绝对引用,在公式向下复制时,就会变成

COUNTIF(B$2:B3,B3)

COUNTIF(B$2:B4,B4)

COUNTIF(B$2:B5,B5)……

这样的不断扩大的区域引用。

公式的意思是:计算自B2单元格开始,至公式所在行的B列这个区域内,有多少个与同一行中B列值相同的单元格。

除了上面这种情况,我们还会遇到一些需要筛选后打印的数据表,如果按常规方法输入序号后,一旦数据经过筛选,序号就会发生错乱。

如何处理才能使序号在筛选后也能保持连续呢?

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接下来咱们说说具体的操作:

A2单元格输入以下公式向下复制:

=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1

这时候再对C列的工资额进行筛选,或是对B列的姓名进行筛选,序号就始终保持连续了。

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SUBTOTAL函数只统计可见单元格的内容,通过给定不同的第一参数,可以完成计数、求和、平均值、乘积等等多种汇总方式。

在本例中,第一参数是3,就是告诉SUBTOTAL函数要执行的汇总方式是COUNTA。

COUNTA函数用于计算区域中非空单元格的个数。

SUBTOTAL(3,区域)

就是计算区域中可见非空单元格的个数。

第二参数B$1:B2的B$1使用了行绝对引用,当公式向下复制时会变成

B$1:B3、B$1:B4、B$1:B5……

也就是引用自B1单元格自公式所在行的B列,这样一个逐行递增的引用区域,来判断可见非空单元格的个数。

注意这里有一个问题,A2单元格的公式如果使用

=SUBTOTAL(3,B$2:B2)

在筛选时虽然序号没有问题了,但是筛选的结果会出现错误:

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至于为什么会出现这样的结果,并没有权威的解释。

我们只要记得在处理序号时,需要将SUBTOTAL函数的第二参数引用起始位置写成公式所在行的上一行,再将结果减1就可以了。

接下来再看一下,生成间断的序号问题。

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在上图所示的数据表中,会不规律的出现一些空行,要求我们在生成序号的时候自小到大排列,但是空行不显示内容。

A2单元格输入以下公式,向下复制:

=IF(B2="","",MAX(A$1:A1)+1)

也可以使用:

=IF(B2="","",COUNTA(B$2:B2))

第一个公式是先判断B2是否为空值,如果B2是空值则返回空,否则计算自A1单元格开始至当前单元格上一行的最大值。

第二个公式也是先判断B2是否为空值,如果B2是空值则返回空,否则计算B列自B2单元格开始至当前单元格的非空单元格个数。

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