6、输入正确范围的数据可以顺利的继续进行操作,如果输入超出范围的数据时,弹出错误警告对话框,要求用户检查后输入正确数据,如图12,
图12
二、利用“数据有效性”快速输入数据
案例一:
我们在刚才的表格中插入“性别”和“院系”两列,我们分别叙述设置的两种不同的方法。在性别一列我们只需要输入“男”或“女”两种结果,我们利用“数据有效性”可以快速准确的输入。
方法一:
1、选中“性别”这一列,点击“数据”菜单,选择“有效性”,在设置选项卡下,设置允许的条件是“序列”,“来源”中输入“男”“女”。注意不同选项之间用英文状态下的逗号分隔。点击“确定”,如图13
图13
2、我们来看一下效果。当我们点击“性别”这列下的单元格时,在单元格的右侧就会出现一个下拉箭头,点击箭头就会看到“男”、“女”2个选项,选择其中一个就可以将数据快速准确的输入到单元格中,如图14,
图14
方法二:
我们来换种方法来设置“院系”一列的有效性。
1、首先在整个表格的右侧的某列中,如在L列输入的院系名称,如图15,
图15
2、选中“院系”这一列,点击“数据”菜单,选择“有效性”,在设置选项卡下,设置允许的条件是“序列”,“来源”中点击如图16中箭头所指向的按钮。
图16
选中刚才在图15中输入院系名称的单元格,点击“确定”。如图17所示
图17
3、现在我们来看一下效果,当我们点击“院系”这列下的单元格时,在单元格的右侧就会出现一个下拉箭头,点击箭头就会看到我们所设置的所有院系名称,选择其中一个就可以将数据快速准确的输入到单元格中,如图18,
图 18
4、如果我们要修改其中某个院系的名称时,只需要修改L列中数据即可。为了避免无意中错误的修改、删除L列的院系名称,我们可以将L列隐藏起来,如图19。
图 19
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